Gestão de contratos eficiente reduz gastos ocultos e aumenta a produtividade com apoio de soluções tecnológicas
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A má administração de contratos gera despesas invisíveis que comprometem a eficiência das empresas. Segundo um estudo da Forrester Research, empresas que não automatizam a criação e revisão de contratos gastam, em média, 40% a mais em processos manuais.
Para enfrentar esses desafios, o uso de plataformas como o netLex, líder em gestão de contratos (CLM) na América Latina, tem se mostrado uma solução eficaz. Essas ferramentas ajudam a reduzir em até 82% o tempo necessário para elaboração de contratos, melhorando o monitoramento de cláusulas e minimizando falhas de gestão.
Pensando nisso, Flávio Ribeiro, CEO da netLex, compartilha cinco práticas para otimizar os recursos financeiros das empresas.
Padrões na criação de contratos aumentam eficiência
A ausência de padrões na criação de contratos gera inconsistências e erros que afetam a segurança jurídica e atrasam os processos. Além disso, envolver múltiplos setores sem um fluxo definido torna o trabalho mais lento e complexo.
Adotar modelos padrão criados pela equipe jurídica é uma maneira de resolver esses problemas. Flávio Ribeiro explica que contratos padronizados reduzem o tempo de criação e evitam retrabalho. Ele afirma que, com a padronização, o jurídico pode se concentrar em atividades estratégicas, deixando de alocar esforços em tarefas repetitivas.
Automação agiliza revisões e aprovações
Revisar contratos manualmente consome tempo e aumenta os custos operacionais, especialmente em empresas que lidam com alto volume de documentos. Esse método torna o processo mais caro e menos eficiente, limitando a atuação do jurídico em questões estratégicas.
O uso de sistemas de CLM permite automatizar revisões e aprovações para contratos que seguem padrões estabelecidos. Apenas casos específicos demandam uma análise mais detalhada. Isso reduz significativamente o número de contratos que exigem revisão completa, acelerando o processo.
Busca de informações consome tempo do jurídico
Questões simples sobre contratos podem sobrecarregar o jurídico e prejudicar decisões importantes. A falta de clareza nos documentos e dificuldade de acesso às informações agravam o problema, gerando custos de oportunidade.
Com sistemas que organizam os contratos e facilitam o acesso a informações, a equipe jurídica pode focar em demandas complexas. Isso melhora a produtividade e evita atrasos em processos internos.
Falta de gestão causa perdas financeiras
Maus processos de gestão de contratos levam a atrasos, descumprimentos de cláusulas e perdas financeiras. Empresas precisam monitorar prazos, responsabilidades e riscos associados aos contratos, mas isso demanda tempo e recursos.
Flávio Ribeiro ressalta que indicadores como discrepâncias entre valores pagos e previstos são úteis para medir a eficiência da gestão. Ferramentas como o netLex ajudam a reduzir essas discrepâncias, diminuindo os impactos financeiros.
Renovações sem gestão impactam receitas
Negociações de renovação mal conduzidas geram perdas significativas para as empresas. Ajustes em prazos e preços devem ser considerados para evitar perdas financeiras.
Se uma empresa com 2.700 contratos deixar de renegociar 40% deles, pode perder até 5% de receita. Com contratos avaliados em R$ 300.000, o impacto pode chegar a R$ 16,2 milhões. Isso mostra a importância de uma gestão estratégica para as renovações.
Fonte: Carta Capital
